Een migratie naar de cloud is spannend. Lees hier hoe je met een slim stappenplan grip houdt op je bedrijfsvoering als woningcorporatie
De overstap naar de cloud biedt talloze voordelen voor woningcorporaties: meer flexibiliteit, veiligere gegevensopslag en eenvoudiger samenwerken. Toch brengt deze transitie ook uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je dat de bedrijfsvoering soepel blijft draaien tijdens én na de overstap? Bij NEH weten we dat een succesvolle migratie naar de cloud niet alleen om technologie draait, maar ook om mensen, processen en samenwerking. In deze blog delen we onze inzichten en praktische stappen om de bedrijfsvoering op koers te houden.
1. Begin met een helder plan (en betrek iedereen daarbij)
Een succesvolle cloudmigratie begint met een duidelijk plan. Dat klinkt misschien logisch, maar in de praktijk zien we vaak dat organisaties direct “gaan migreren” zonder goed te weten wat, wanneer en waarom ze migreren. Het resultaat? Verwarring, gemiste deadlines en medewerkers die vastlopen.
Daarom adviseren we altijd om eerst de doelen scherp te stellen. Welke systemen en data moeten over, en in welke volgorde? Moet iedereen direct toegang hebben, of kun je gefaseerd migreren? Betrek hierbij niet alleen de IT-afdeling, maar ook de afdelingen die de systemen dagelijks gebruiken. De vragen van medewerkers kunnen je op nieuwe ideeën brengen.
NEH-tip: Organiseer een inspiratiesessie met het management en sleutelgebruikers om de doelen helder te krijgen. Dit voorkomt dat je later moet bijsturen.
2. Breng je systemen, data en rechten in kaart
Voordat je kunt overstappen naar de cloud, moet je precies weten wat je meeneemt en wat je achterlaat. Welke bestanden, applicaties en systemen zijn echt nodig? Welke gebruikers hebben toegang nodig en op welk niveau?
Veel bedrijven vergeten dat de cloud niet zomaar “alles opslaan” betekent. Als iedereen toegang heeft tot álle bestanden, is de kans op fouten en datalekken groter. Daarom helpen we organisaties om per team of afdeling duidelijke rechten en toegangsniveaus vast te leggen. Op deze manier zorg je ervoor dat medewerkers precies zien wat ze nodig hebben, en niet meer dan dat.
NEH-tip: Dit is hét moment om eens kritisch naar je mappenstructuur en bestandsbeheer te kijken. Heb je écht al die mappen uit 2014 nog nodig? Door vooraf op te schonen, voorkom je dat de cloud een digitale rommelzolder wordt.
3. Blijf je medewerkers meenemen in het proces
Een van de grootste valkuilen bij een cloudmigratie is dat medewerkers ‘van de ene op de andere dag’ moeten werken met nieuwe tools, zonder dat ze snappen waarom of hoe. Het gevolg? Frustratie, weerstand en onnodige vragen bij de IT-servicedesk.
Zoals adoptieconsultant Sophie Sitters in een vorige blog al eens uitlegde: “We merken dat medewerkers pas echt met verandering meegaan als ze snappen wat het ze oplevert. Oftewel, de ‘what’s in it for me?’ Door met mensen in gesprek te gaan, ontdek je waar hun behoeften liggen. Misschien willen ze gewoon makkelijker bestanden delen met collega’s, zonder gedoe met bijlagen in e-mails. Door dat expliciet te maken, krijgen ze meteen meer begrip voor de overstap.”
NEH-tip: Werk met ambassadeurs binnen je organisatie, medewerkers die de verandering omarmen en anderen kunnen helpen. Dit verlaagt de drempel voor collega’s om vragen te stellen.
4. Zorg voor continuïteit tijdens de migratie
Tijdens de migratie wil je dat de bedrijfsvoering doorgaat. Maar hoe voorkom je verstoringen? Het antwoord ligt in een gefaseerde aanpak. Niet alles hoeft in één keer over. Breng je kritieke processen in kaart en kijk welke systemen als eerste naar de cloud kunnen, terwijl de rest nog even op de oude infrastructuur blijft draaien.
Zo’n gefaseerde aanpak betekent ook dat je je medewerkers duidelijk informeert over de planning. Wanneer kunnen ze iets nieuws verwachten? Wat verandert er voor ze? Een korte e-mail of aankondiging in Teams kan al wonderen doen.
NEH-tip: Overweeg een pilotgroep van gebruikers die als eerste met de nieuwe omgeving werken. Zij geven feedback waarmee je de grotere migratie soepeler kan laten verlopen.
5. Zet beveiliging en compliance bovenaan je prioriteitenlijst
Met de cloud komt ook de verantwoordelijkheid voor gegevensbeveiliging. Toegang tot bestanden in de cloud is eenvoudiger, maar dat geldt ook voor kwaadwillenden. Daarom is het heel belangrijk dat je vanaf dag 1 nadenkt over beveiliging. Denk aan:
- Toegangsbeheer: Wie mag waar bij? Stel multi-factor authenticatie (MFA) in voor extra beveiliging.
- Beheer van apparaten: Wat gebeurt er als een medewerker zijn telefoon of laptop verliest? Door apparaten op afstand te kunnen wissen, voorkom je dat gegevens op straat komen te liggen.
- Wet- en regelgeving: Houd rekening met AVG/GDPR-regelgeving, vooral als je met klantdata werkt. Zorg dat de cloudprovider voldoet aan de hoogste normen.
NEH-tip: Plan een beveiligingsaudit na de migratie. Zo controleer je of de juiste rechten, toegangen en beschermingsmechanismen goed werken. Liever nu een check, dan later een datalek.
6. Houd grip op de lange termijn, niet alleen op de migratie
Na de migratie is de klus nog niet geklaard. Je zult merken dat er nieuwe vragen ontstaan. Wie beheert de rechten? Wat als iemand van team wisselt of uit dienst gaat? Hoe houd je de cloudomgeving ‘schoon’ en overzichtelijk?
We raden aan om hier vooraf afspraken over te maken. Stel bijvoorbeeld een cloudbeheerder aan, iemand die verantwoordelijk is voor het toewijzen van toegang, het up-to-date houden van de mappenstructuur en het in de gaten houden van beveiligingsmeldingen.
Een andere veelvoorkomende uitdaging is dat medewerkers vergeten de nieuwe cloudmogelijkheden te gebruiken. Ze blijven bijvoorbeeld bestanden lokaal opslaan op hun computer. Hier komt adoptie om de hoek kijken. Door medewerkers te trainen en de voordelen zichtbaar te maken, zorg je dat de nieuwe werkwijze wordt omarmd.
NEH-tip: Plan na 3 maanden een evaluatiemoment. Vraag medewerkers wat goed werkt en wat beter kan. Dit helpt om het gebruik van de cloud duurzaam te verbeteren.
Wil jij weten hoe jouw organisatie de overstap naar de cloud kan maken zonder gedoe? Ons team staat voor je klaar met advies, begeleiding en adoptieprogramma’s. Zo weet je zeker dat je niet alleen de techniek, maar ook de mensen meekrijgt.
Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw cloudmigratie kunnen ondersteunen.
Jouw organisatie ontzorgen?
Wij gaan graag het gesprek met je aan!